Politique de confidentialité

Politique de confidentialité (protection des renseignements personnels)

Politique de conservation et destruction des dossiers

Politique de traitement des plaintes

Politique de confidentialité (protection des renseignements personnels)

Cette politique a été créée afin de s’assurer du respect, par les intervenants de LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO, de la Loi modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelée Loi 25. La Loi 25 apporte ainsi des modifications significatives aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LP) à laquelle les organisations à but non lucratif au Québec étaient déjà assujetties.

*Nous tenons à rappeler que les renseignements concernant les corporations de même que les coordonnées professionnelles des individus ne représentent pas des RP soumis à la Loi.

LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels. Dans la présente Politique de confidentialité, vous apprendrez comment notre organisation, recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels que vous pourriez lui fournir :

• pendant l’utilisation de notre site,
• nos services,
• y compris les outils électroniques et autres outils, les applications, les forums,
• les pages d’inscription aux activités,
• les publications, bulletins et annonces électroniques,
• les inscriptions aux concours,
• et les dons en ligne ou par la poste (le Site et les services sont ci-après collectivement désignés les «Services»).

La présente Politique de confidentialité fait partie intégrante de nos conditions d’utilisation, lesquelles décrivent les conditions que vous acceptez de respecter lors de votre utilisation de nos Services. Nous recueillerons, utiliserons et divulguerons vos renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité,sans exception. En utilisant les services, vous attestez avoir lu et compris la Politique de confidentialité, et vous consentez à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas la présente politique, nous vous prions de ne pas utiliser les services ou de ne fournir aucun renseignement personnel.

Objectifs

Cette politique a pour objectif de :

• Présenter les principes régissant la protection des renseignements personnels et des données sensibles.
• Définir les rôles et responsabilités des différents intervenants en lien avec la protection des renseignements personnels et des données sensibles.

Champ d’application

Cette politique s’adresse à tous les requérants des services de LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO et à ceux qui sont de près ou de loin impliqués dans la livraison de ces services que ces derniers soient rémunérés ou non.

Cette politique est applicable aux renseignements personnels et sensibles recueillis, détenus, conservés, communiqués, utilisés ou détruits par LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO.

Définitions

• Biométrie

Technique qui permet d’associer à une identité une personne voulant procéder à une action, grâce à la reconnaissance automatique d’une ou de plusieurs caractéristiques physiques et comportementales de cette personne préalablement enregistrées (empreintes digitales, visage, voix, etc.).

• Incident deconfidentialité

Quelques exemples :

• Un membre du personnel consulte un renseignement personnel sans autorisation;
• Un membre du personnel communique des renseignements personnels au mauvais destinataire;
• L’organisation est victime d’une cyberattaque : hameçonnage, rançongiciel, etc.

• Préjudice sérieux

Un préjudice sérieux est un incident qui met à risque la vie privée de votre clientèle, de votre personnel ou de vos partenaires.

• Renseignement personnel (RP)

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. 

Voici quelques exemples;

• Renseignement personnel sensible (RPS)

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

Principes relatifs à la protection des renseignements personnels

LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO s’engage à respecter et appliquer les principes relatifs à la protection des renseignements personnels. Les attentes détaillées auprès des divers intervenants responsables de l’application de la politique sont plus amplement décrites dans les directives et procédures que vous trouverez dans les annexes.

Responsabilités

LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO est responsable de tous les renseignements personnels dont il a la gestion, y compris ceux confiés à un tiers aux fins de traitement.  Dans le cas de notre organisation, la personne occupant les fonctions de direction générale est déclarée d’office comme la personne imputable de cette responsabilité.

Renseignements personnels que le Patro pourrait recueillir

À titre d’exemple, voici une liste des renseignements personnels que LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO pourrez-vous demander dans le cadre de la réalisation de sa mission;

• Nom;
• Date de naissance, âge, sexe, citoyenneté;
• Numéro de téléphone;
• Adresse résidentielle;
• Adresse courriel;
• Adresse IP;
• Information sur la carte de crédit, mandat ou chèque;
• Information bancaire pour les donateurs;
• Réponses aux questions portant sur l’inscription à un programme particulier;
• Renseignements médicaux, y compris vos symptômes et affections, vos examens de santé, vos habitudes d’exercice et autres habitudes de santé et vos antécédents familiaux;
• Tout autre renseignement personnel que nous n’avons pas demandé (tel que les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement dans un courriel ou en partageant vos commentaires par l’intermédiaire de notre Site);
• Etc.

Fin pour laquelle s’effectue la collecte de vos renseignements personnels

À titre d’exemple, LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO peut utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• Pour vous fournir nos Services;
• Pour gérer notre relation avec vous et la prestation de notre service à la clientèle;
• Pour vous identifier dans notre système;
• Pour gérer notre organisme et ses activités;
• Pour répondre aux questions que vous envoyez par l’intermédiaire du site, par courriel ou par téléphone;
• Pour vous contacter à des fins de collecte de fonds;
• Pour faciliter et traiter votre inscription à certains cours, événements et services;
• Pour vous authentifier lorsque vous vous connectez à votre compte;
• Pour communiquer avec vous par courriel au sujet de notre mission ou nos programmes et événements;
• Pour vous donner accès à des fonctionnalités ou sections spéciales du Site auxquelles vous souhaitez accéder ou sur lesquelles vous avez affiché des renseignements;
• Pour fournir et évaluer les programmes auxquels vous êtes inscrit;
• Pour percevoir le paiement de vos dons et vos inscriptions en ligne;
• Pour remettre des reçus aux fins de l’impôt, le cas échéant;
• Pour faire le suivi des communications avec vous;
• Pour identifier l’emplacement des adresses IP et ainsi fournir du contenu provincial pertinent aux utilisateurs;
• Pour améliorer le site et faciliter le développement de nouveaux services, outils et fonctionnalités sur le site qui correspondent à vos besoins;
• Pour la segmentation du marché afin d’identifier les populations cibles;
• Toute autre fin permise ou exigée par la loi;
• Etc.

Quand recueillons-nous vos renseignements

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels lorsque vous utilisez les Services et les fournissez volontairement. Par exemple, nous pouvons vous demander de fournir des renseignements personnels, si vous :

• Utilisez nos Services;
• Établissez un compte d’utilisateur;
• Vous connectez à votre compte;
• Faites un don;
• Achetez un article depuis le site;
• Utilisez nos outils en ligne;
• Envoyez une question ou un commentaire à notre organisation par courriel, téléphone, télécopieur ou par l’intermédiaire de notre site;
• Communiquez avec un employé, un bénévole ou un administrateur par téléphone ou en personne;
• Participez à un événement organisé par LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO ou associé à celle-ci;
• Affichez des commentaires, des messages ou autres contenus sur notre site, y compris sur nos outils en ligne ou nos blogues, sur la page Web pour nous joindre ou par l’intermédiaire d’autres fonctionnalités du site qui vous permettent d’afficher vos propres commentaires, messages et contenu;
• Vous abonner aux communications électroniques, telles que notre bulletin électronique;
• Utiliser des fonctionnalités de notre site qui nécessitent des renseignements personnels.

Les renseignements personnels affichés, utilisés ou divulgués par l’intermédiaire d’une page Twitter, d’une page Facebook ou de tout autre site de réseautage social font l’objet de la Politique de confidentialité de ces sites Web et ne sont pas concernés par la présente Politique de confidentialité.

Limitation de la collecte des renseignements personnels

LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO détermine les fins pour lesquelles elle recueille des renseignements personnels et informe lespersonnes concernées de l’utilisation qui sera faite de ces renseignements. La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires à l’atteinte des objectifs précisés dans la présente Politique de confidentialité et nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

Consentement

LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO informe la personne concernée et obtient son consentement pour toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels la concernant, sous réserve de certaines exceptions prévues par la Loi (pour plus d’information sur ces exceptions, consultez ce lien loi fédérale).

Le consentement peut aussi être donné par un représentant légalement autorisé.

Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé, donné à des fins spécifiques et ne doit pas être obtenu par un subterfuge toutefois, il peut être tacite (ex: LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO peut demander explicitement aux personnes ne souhaitant pas donner leur consentement de se signaler. Le principe du “qui ne dit mot consent »).

Utilisation, divulgation et conservation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés sans votre consentement à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux lois applicables. De temps à autre, nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis à des fins émergentes ou supplémentaires et, le cas échéant, nous modifierons la présente Politique de confidentialité pour inclure ces fins émergentes ou supplémentaires et obtiendrons votre consentement.  Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour parvenir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.

LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO peut utiliser les renseignements personnels ou les communiquer à d’autres fins, si la personne concernée y consent ou si la Loi l’exige.

Voici des exemples:

• Avec les fournisseurs de services qui assistent LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO dans le cadre de ses activités et ses services, y compris les services offerts à la clientèle, le suivi et l’analyse des activités sur le site, ainsi que le fonctionnement et l’entretien du Site. Ces fournisseurs de services et partenaires ne peuvent utiliser vos renseignements personnels qu’aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité;
• Avec d’autres organismes à but non lucratif, à l’aide de liste d’échange, sauf si vous vous êtes exclu de cette option. Plus précisément, LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO peut donner votre nom et votre adresse postale à d’autres organismes à but non lucratif, mais jamais votre adresse courriel. Vous avez toujours la possibilité d’être retiré de notre liste;
• Lorsque nécessaire pour protéger la sécurité, les biens ou autres droits de l’organisme, de ses représentants, et les utilisateurs des services, y compris pour détecter et protéger contre la fraude;
• Si LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO cédait l’organisme ou les actifs, en tout ou en partie, à une société apparentée ou une tierce partie. Vos renseignements personnels continueront de faire l’objet de toute Politique de confidentialité préexistante, sauf si vous acceptez la Politique de confidentialité de la tierce partie ayant acquis vos renseignements personnels;
• Avec votre consentement; où lorsque requis ou exigé par la loi.

Traitement de données dans d’autres pays

Pour vous fournir des services, nous pouvons utiliser des fournisseurs de services, de traitement de données et autres tierces parties pour la prestation de certains services en notre nom. Ces tierces parties peuvent sauvegarder, traiter et transmettre des renseignements personnels sur des serveurs qui sont situés à l’extérieur du Canada, dans les juridictions dont les lois sur la protection de la vie privée peuvent différer de celles du Canada, ce qui peut inclure les États-Unis d’Amérique. Par conséquent, les renseignements personnels peuvent faire l’objet de demandes d’accès de la part des gouvernements, des tribunaux ou de l’application de la loi dans ces juridictions, conformément aux lois desdites juridictions.

Par exemple, nous pouvons partager les renseignements en réponse à des demandes valides de la part des autorités gouvernementales, des tribunaux et des responsables de l’application de la loi dans ces pays.

Sous réserve des lois applicables dans ces autres juridictions, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour veiller à ce que les mesures de protection adéquates soient en place auprès de nos tierces parties, exigeant qu’elles maintiennent un niveau de protection des renseignements personnels équivalent à celui qui s’applique au Canada.

Liens vers d’autres sites

Le Site peut contenir certains liens vers d’autres sites Web ou ressources Internet, notamment ceux qui appartiennent à nos subventionnaires, commanditaires, partenaires ou collaborateurs. Quand vous cliquez sur l’un de ces liens, vous entrez en contact avec un autre site Web ou une autre ressource Internet qui peuvent recueillir des renseignements à votre sujet de façon volontaire ou par l’intermédiaire de témoins ou autres technologies. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de protection de la vie privée ou du contenu de tout site dont le propriétaire-exploitant est une tierce partie. Ces autres sites pouvant recueillir et traiter les renseignements recueillis différemment, nous vous encourageons à passer en revue et lire attentivement la Politique de confidentialité de chaque site que vous visitez.

Fournir les détails de votre carte de crédit sur notre Site

Si vous faites un paiement par carte de crédit par l’intermédiaire de notre organisation, nous demandons les renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour compléter le traitement de la transaction. Les renseignements que vous fournissez pour un paiement unique, tels que les numéros de cartes de crédit et leurs codes de sécurité, le nom qui figure sur ces cartes de crédit et les dates d’expiration, sont transmis directement de vous à la société de traitement des cartes de crédit; LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO ne sauvegarde que le type de carte de crédit, les quatre derniers chiffres du numéro de la carte de crédit et la date d’expiration dans le cas d’un paiement inexact devant être remboursé. LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO vous enverra un courriel confirmant que la transaction par carte de crédit est conclue.

En ce qui a trait aux débits préautorisés pour les paiements récurrents, tous les renseignements sont sauvegardés par LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO ou une tierce partie agissant en notre nom et transformés en données codées de sorte que seuls ceux qui ont besoin d’y accéder aux fins de mises à jour des renseignements financiers peuvent obtenir le numéro de carte de crédit. Les données chiffrées sont fournies à la société de traitement des cartes de crédit aux intervalles adéquats. Aux fins de facturation, nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec de tierces parties, y compris les sociétés de traitement de cartes de crédit, mais nous ne fournissons que les renseignements qui sont raisonnablement nécessaires à cette fin.

Témoins, pixels-espions et autres technologies semblables

Au cours de vos interactions avec LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO, nous pouvons utiliser de la technologie ou des services de collecte de données automatiques pour enregistrer et recueillir de l’information qui désigne votre ordinateur, qui fait le suivi de votre utilisation de ce Site et qui recueille d’autres renseignements personnels et sur vos habitudes de navigation Internet. Cette technologie de collecte de données peut inclure des témoins, des pixels-espions et autres marqueurs semblables faisant partie de ce site afin de rehausser la fonctionnalité et la navigation pour nos visiteurs.

Un témoin est un petit fichier de données qui s’inscrit sur le disque dur de votre ordinateur et permet à celui-ci de « garder en mémoire » de l’information lorsque vous visitez un site. Les pixels-espions et les marqueurs sont des petites chaînes de codes utilisées avec un témoin pour nous permettre d’enregistrer l’activité sur notre Site. Les marqueurs Internet, les marqueurs graphiques et autres fonctions semblables à celles des pixels-espions nous permettent de compter le nombre d’utilisateurs qui ont visité une page Web particulière ou d’accéder à certains témoins. Nous pouvons utiliser des pixels-espions sur ce site pour compter le nombre d’utilisateurs et pour reconnaître les utilisateurs en accédant à nos témoins. Être en mesure d’accéder à nos témoins nous permet de personnaliser ce Site et d’améliorer votre expérience sur ce Site. Nous pouvons également inclure des pixels-espions dans les messages courriel au format HTML que nous envoyons pour déterminer quels messages courriel ont été ouverts.

Les renseignements dont le suivi est effectué à l’aide de ces mécanismes sont, notamment, les suivants :

• Votre adresse IP;
• Le type de navigateur et le système d’exploitation utilisés;
• Les pages du site qu’un utilisateur visite;
• Les autres sites Web qu’un utilisateur a visités avant de visiter notre site.

Veuillez noter que seule LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO peut utiliser des pixels-témoins sur son site. Vous pouvez refuser ou désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur selon les instructions fournies dans le fichier d’aide de votre fournisseur de services Internet. Remarquez qu’en choisissant de désactiver les témoins, vous pouvez limiter votre accès à certaines des fonctionnalités personnalisées de ce Site. Les témoins et les pixels-espions ne recueillent ni ne contiennent aucun de vos renseignements personnels.

Sécurité

Dans le but de protéger vos renseignements personnels, LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO utilise des mesures de sécurité qui tiennent compte de la sensibilité desdits renseignements.

Nous maintenons des mesures de sécurité techniques, matérielles et administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès non autorisé. Tous les renseignements personnels que vous nous fournissez sont échangés par l’intermédiaire d’un serveur sécurisé. Malheureusement, la sécurité de toute transmission de données par Internet ne peut être entièrement garantie. Par conséquent, bien que nous soyons pleinement engagés à protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité de toute information ou tout renseignement personnel que vous nous fournissez.

Nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner l’accès à votre compte sur notre site, toutefois, il incombe à vous seul de maintenir la confidentialité de votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et de tout autre renseignement lié à votre compte. Nous prenons également des mesures raisonnables pour veiller à ce que les employés et les bénévoles de LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO comprennent l’importance de maintenir la confidentialité des renseignements personnels et que les personnes non autorisées ne doivent pas avoir accès aux renseignements personnels dont nous avons disposés ou détruits.

Accessibilité et exactitude de vos renseignements personnels

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous et nous répondrons à votre demande selon les délais prévus par les lois applicables. Nous devrons vérifier votre identité avant de vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Une telle demande d’accès est sans frais à moins que vous ne souhaitiez obtenir une copie des documents. Remarquez que nous ne pouvons pas autoriser l’accès à vos renseignements personnels lorsque ceux-ci ne peuvent être séparés des renseignements sur d’autres personnes, ne peuvent être divulgués pour des raisons de sécurité ou sont protégés par un privilège juridique. Si nous ne sommes pas en mesure de vous donner l’accès à vos renseignements personnels, nous vous aviserons des raisons du refus d’accès.

Vous pouvez demander qu’une mise à jour ou des changements à vos renseignements personnels soient effectués en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. Nous nous efforcerons de corriger ou de mettre à jour les renseignements personnels que vous identifiez être inexacts ou incomplets. Au besoin, les changements seront également transmis aux tiers pertinents ayant accès à ces renseignements.

Communications par courriel électronique ou courriel

LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO respecte la Loi canadienne antipourriel (LCAP) et ne vous enverra pas de communications électroniques qui contreviennent à cette Loi.

Nous veillerons à ce que chacun de nos courriels offre l’option et les consignes d’exclusion nécessaires, si vous ne voulez plus recevoir de courriels de LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO à l’avenir. Vous pouvez annuler les envois en cliquant sur le lien fourni dans le courriel, en envoyant un courriel à info@patro.ca à l’attention de Donald Gingras, Directeur Général, ou en téléphonant au 418-650-2970

Si nous n’avons pas votre consentement exprès pour l’envoi de communications électroniques, nous ne communiquerons avec vous qu’aux fins limitées permises par la LCAP.

Modifications à la présente Politique de confidentialité

LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO peut, selon les besoins et à sa seule discrétion, modifier la présente Politique de confidentialité sans vous donner de préavis à cet effet. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO sont régies par la version de la présente Politique de confidentialité alors en vigueur. Nous afficherons la version la plus récente sur notre Site, veillant à préciser sur la page de présentation la date de révision de cette Politique de confidentialité. Veuillez vérifier cette Politique de confidentialité périodiquementpour vous assurer d’être au fait de toute mise à jour ou de tout changement. Votre utilisation continue de notre site à la suite de changements apportés à la présente Politique de confidentialité constitue votre consentement aux dispositions de la Politique de confidentialité modifiée.

Votre consentement aux dispositions de la présente Politique de confidentialité 

Lorsque vous utilisez nos Services et que vous nous fournissez vos renseignements personnels, vous consentez à ce que LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO puisse recueillir vos renseignements personnels et vous consentez sciemment à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et au transfert de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité.Si vous n’acceptez pas la présente Politique de confidentialité,veuillez ne pas utiliser les Services ou de ne fournir aucun renseignement personnel. Si vous ne comprenez pas la nature, l’objet et les conséquences de la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels au LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO, nous vous prions de ne pas utiliser les Services, de ne fournir aucun renseignement personnel et de communiquer avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous afin que nous puissions répondre à vos questions ou préoccupations.

Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines des fins identifiées dans la présente Politique de confidentialité en tout temps, en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. Si vous refusez ou retirez votre consentement, vous reconnaissez que le Patro peut ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services ou renseignements qui pourraient vous être utiles.

Rôles et responsabilités

1. Conseil d’administration
   • Approuve la présente politique et ses modifications, le cas échéant;
   • Désigne le responsable de l’application de la présente politique;
2. Comité de direction
   • Examine et recommande la présente politique et ses modifications, le cas échéant, au conseil d’administration;
   • Désigne la personne qui agira à titre de Responsable de la protection des renseignements personnels;
   • Approuve les directives en lien avec la Politique de confidentialité.
3. Responsable de la protection des renseignements personnels
   • Agit à titre de personne responsable de la présente politique;
   • Gère l’application de la présente politique et des directives en découlant;
   • Agit à titre de responsable pour la gestion de tout incident en lien avec la protection des renseignements personnels conformément aux lois applicables.
   • Rend compte périodiquement au Comité de direction et Conseil d’administration sur la gestion de la présente politique;
   • Agit à titre de répondant pour toute question relative à la protection des renseignements personnels.

Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO donne la possibilité de porter plainte en cas de non-respect des principes relatifs à la protection des renseignements personnels, en établissant des politiques et directives en rapport avec le traitement des plaintes et le règlement de différends qu’elle rend accessibles aux personnes concernées.

Pour nous joindre

Nous accueillons vos commentaires. Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations quelconques concernant cette Politique de confidentialité, ou si vous choisissez l’une ou l’autre des options suivantes :

• Consulter les renseignements personnels que vous nous avez fournis pour en vérifier l’exactitude, en faire la mise à jour ou les supprimer de nos dossiers;

• Demander que nous cessions d’envoyer des communications électroniques ou tout autre contact avec vous;

• Signaler toute violation de la présente Politique de confidentialité.

Veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels comme suit :

LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO

945, rue des Sœurs-de-la-Charité
Québec, QC, G1H 1R8
info@patro.ca
418-650-2970

Révision

Cette politique est révisée au besoin sans excéder l’échéance d’une période de 3 ans débutant à la date de son adoption ou de sa dernière révision.

Entrée en vigueur et révision

Cette Politique de confidentialité entre en vigueur le :  2023-10-25

Politique de conservation et destruction des dossiers

1. Objectif

L’objectif de cette politique est de fournir des procédures de fermeture, de conservation et de destruction des dossiers maintenus par LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO.

2. Définitions

2.1 Dans la présente politique:

« Date de fermeture de dossier ou d’un fichier » s’entend de la date à laquelle le responsable d’un dossier a déterminé que le dossier ou fichier est terminé et à partir de laquelle il détermine la destruction du dossier.

« Date de destruction du dossier ou d’un fichier » s’entend de la date à partir de laquelle un dossier peut être détruit.

« Dossier ou fichier » s’entend d’un document ou dossier informatique pouvant contenir des renseignements personnels. Un fichier de donateur dans votre base de données contenant généralement des renseignements personnels représente un fichier au regard de la présente politique.

3. Examiner et fermer le dossier

3.1 Quand un dossier ou un fichier est terminé, le responsable détermine la date de fermeture du dossier et sa date de destruction. Un dossier ou un fichier comportant des renseignements personnels peut être détruit, anonymisé ou désindexé selon la loi.  LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO détruira tout dossier pour lequel aucun consentement à l’utilisation des RP n’a été obtenu au 22 septembre 2023 ou un consentement a été consenti, mais dont la date a atteint une durée de 12 ans.

3.2 Avant de fermer un dossier physique, le responsable doit prendre les mesures requises pour que tout renseignement personnel au dossier soit détruit, notamment par déchiquetage;

3.3 LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO doit aussi supprimer des doubles de copies électroniques de documents qui ont été sauvegardés.

3.4 Quand le dossier est clos, LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO verse une note à cet effet dans ses registres.

3.5 LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO tient des registres identifiant les dossiers clos, y compris la date de fermeture et le cas échéant, la date de destruction.

4. Conservation des dossiers fermés

4.1 Les dossiers fermés sont entreposés dans un lieu physique pour maintenir la Confidentialité des renseignements personnels obtenus et pour les protéger contre les dommages ou la perte. Ils peuvent aussi être conservés sur un support informatique (ex : SharePoint).

5. Destruction des dossiers

5.1 Quand le responsable de l’affaire ferme le dossier et si le dossier est prêt pour la destruction (voir article ci-dessous), la date de destruction est déterminée selon la norme de LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO tel que défini dans l’article 5.2 à moins que le responsable de l’affaire détermine qu’une autre date de destruction conviendrait mieux.

5.2 LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO conserve les dossiers fermés principalement pour satisfaire aux craintes concernant la gestion du risque. En conséquence, il est prudent de conserver le dossier fermé pendant une période déterminée selon la prescription durant laquelle des réclamations peuvent être déposées à l’égard LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO.

Dans le doute, le responsable de l’affaire devrait désigner la période applicable la plus longue précédant la date de destruction. La date de destruction pour la plupart des dossiers doit être de douze (12) ans après la date de fermeture fixée par le responsable de l’affaire. Une autre date de destruction des dossiers devrait être fixée par le responsable de l’affaire selon les circonstances du dossier.

5.3 La date de destruction doit être suspendue dans les cas suivants se rapportant directement ou indirectement à l’affaire : a) une réclamation réelle ou potentielle déposée contre LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO, b) une demande de divulgation portant sur les renseignements personnels obtenus par LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO, c) audits et enquêtes gouvernementales. Cela peut être ordonné par la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

5.4 La date de destruction de dossiers peut être reportée à tout moment au besoin.

5.5 Cette politique doit s’appliquer de manière à assurer le maintien de la confidentialité des renseignements personnels contenus aux dossiers et le respect des lois applicables en matière de protection des renseignements privés.

5.6 Toute fermeture ou destruction de dossier ou fichier doit au préalable être autorisée par la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Politique de traitement des plaintes

La présente politique vise à assurer un traitement adéquat, uniforme et diligent des plaintes. Elle s’adresse à toute personne insatisfaite du traitement de ses renseignements personnels.

BUT DE LA POLITIQUE

La politique de traitement des plaintes vise à mettre en place une procédure équitable et transparente afin de traiter les plaintes reçues par LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO. Elle a également pour objectif de soutenir la qualité des services et d’offrir l’opportunité à toute personne d’exprimer son insatisfaction.

Dans un souci d’écoute de la clientèle et d’amélioration continue, le présent document encadre :

• la réception des plaintes; 
• la transmission de l’accusé de réception;
• la création du dossier de plainte;
• et la compilation des plaintes reçues

RESPONSABLE

Le responsable de l’application de la politique est DONALD GINGRAS, DIRECTEUR GÉNÉRAL. Il agit à titre de répondant et s’assure de la formation adéquate du personnel à cet égard. Le responsable doit également transmettre aux employés toute l’information nécessaire au respect de la présente politique.

Le responsable a principalement pour fonction de : 

• Veiller à l’application de la présente politique;
• S’assurer de l’envoi d’un accusé de réception au plaignant; 
• Enquêter sur les prétentions exposées par le plaignant; 
• Répondre au plaignant.

PLAINTE

Aux fins de l’application de la politique, une plainte constitue l’expression d’au minimum un des trois éléments suivants :

• Une insatisfaction à l’égard LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO par un individu qui s’estime lésé;
• Un préjudice subi à la suite d’un évènement, d’une situation, d’un acte ou d’une omission à l’égard de la prestation du service dispensé par LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO.
• La réclamation d’une mesure correctrice.

Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO et sans qu’une plainte écrite n’ait été déposée par un individu.

RÉCEPTION DE LA PLAINTE

L’individu qui désire formuler une plainte doit le faire par écrit à l’adresse suivante :

FONDATION PATRO / RÉSEAU PATRO

945, rue des Sœurs-de-la-Charité
Québec, Qc, G1R 1H8
418-650-2970

Ou par courriel: info@patro.ca

La communication doit indiquer les éléments suivants: 

• Nom du plaignant
• Son adresse
• Son numéro de téléphone
• Son courriel ou son numéro de télécopieur, le cas échéant 
• Motifs de la plainte soumis

Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.

Tout employé/contractuel saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au responsable de l’application de la politique, soit DONALD GINGRAS, DIRECTEUR GÉNÉRAL.

Tout employé qui reçoit une plainte verbale doit informer le plaignant de la présente politique et l’inviter à faire parvenir à LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO sa plainte par écrit.

Le responsable doit accuser réception de la plainte dans les 5 jours ouvrables suivant la réception.

L’accusé de réception doit contenir les renseignements suivants :

• Une description de la plainte reçue, précisant le reproche fait à LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO, le préjudice ou la mesure correctrice demandée;
• Le nom et les coordonnées du responsable du traitement de la plainte;
• Dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle le plaignant doit répondre dans un délai fixé, soit 5 jours ouvrables, à défaut de quoi la plainte est réputée abandonnée;
• La politique de traitement des plaintes.

CRÉATION DU DOSSIER DE PLAINTE

Afin d’assurer un traitement équitable et transparent, chaque plainte fait l’objet d’un dossier distinct. Le dossier comporte les éléments suivants :

• La plainte écrite;
• Le résultat du processus de traitement de la plainte (l’analyse ainsi que les documents afférents);
• La réponse finale au plaignant écrite et motivée.

TRAITEMENT D’UNE PLAINTE

Le processus de traitement d’une plainte est enclenché au maximum dans les 5 jours ouvrables de sa réception.

Le traitement de la plainte doit être effectué dans un délai raisonnable, soit dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude. LA FONDATION PATRO / LE RÉSEAU PATRO. Il doit également être avisé du délai dans lequel la décision lui sera transmise.

Une fois la plainte examinée et l’analyse complétée, le responsable doit transmettre au plaignant une réponse finale, écrite et motivée.

ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente politique entre en vigueur le 2023-10-25

POUR TOUTE QUESTION OU COMMENTAIRE CONCERNANT LE TRAITEMENT DES PLAINTES, NOUS VOUS INVITONS À COMMUNIQUER DIRECTEMENT AVEC LE RESPONSABLE :

FONDATION PATRO / RÉSEAU PATRO

945, rue des Sœurs-de-la-Charité
Québec, Qc, G1R 1H8
418-650-2970
info@patro.ca

Adopté par le CA de la Fondation Patro le 2023-10-25